Teori Organisasi Umum (Komunikasi)

DEFINISI KOMUNIKASI

Istilah komunikasi dari bahasa Inggris communication, dari bahasa latin communicatus yang mempunyai arti berbagi atau menjadi milik bersama, komunikasi diartikan sebagai proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut.

PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder :

a. Proses Komunikasi secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (simbol) sebagai media.

b. Proses Komunikasi secara Sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.

Unsur –unsur dalam Proses Komunikasi :

Penegasan tentang unsur – unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut :
- Sender : Komunikator yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang.
- Encoding : Penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.
- Message : Pesan yang merupakan seperangkat lambang bermakna yang disampaikan oleh komunikator.
- Media : Saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator ke pada komunikan.
- Decoding : Pengawasandian, yaitu proses di mana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
- Receiver : Komunikan yang menerima pesan dari komunikator.
- Response : Tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterima pesan
- Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator.
- Noise : Gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.

FUNGSI KOMUNIKASI

Fungsi umum komunikasi :

1.    Menyampaikan pikiran atau perasaan.

2.    Tidak terasing atau terisolasi dari lingkungan.

3.    Mengajarkan atau memberitahu sesuatu.

4.    Mengetahui atau mempelajari dari peristiwa di lingkungan.

5.    Mengenal diri sendiri.

6.    Memperoleh hiburan atau menghibur orang lain.

7.    Menghilangi atau mengurangi perasaan tegang. 

8.    Mengisi waktu luang.

9.    Menambahkan pengetahuan dan merubah sikap serta perilaku kebiasaan.

10. Membujuk atau memaksa orang lain agar berpendapat bersikap atau berperilaku sebagaimana diharapkan.

Selain Itu Fungsi Komunikasi juga dibagi menjadi 4 Kerangka yakni :

Komunikasi sosial

Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep diri kita, aktualisasi-diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang menghibur, dan memupuk hubungan dengan orang lain.

 

Komunikasi ekspresif

Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrument untuk menyampaikan perasaan-perasaan  (emosi) kita.

Komunikasi ritual

Komunikasi rutual bertujuan untuk komitmen mereka kepada tradisi keluarga, komunitas, suku, bangsa, negara, ideology, atau agama mereka.

Komunikasi instrumental

Komunikasi instrumental mempunyai beberapa tujuan umum: menginformasikan, mengajak, mengubah sikap dan keyakinan, dan mengubah perilaku atau menggerakan tindakan, dan juga menghibur.

KOMUNIKASI EFEKTIF

Komunikasi efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi. Tujuan dari Komunikasi Efektif sebenarnya adalah memberi kan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informasi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan. tujuan lain dari Komunikasi Efektif adalah agar pengiriman informasi dan umpan balik atau feed back dapat seimbang sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.

Menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp mengatakan bahwa komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap komunikasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. Komunikasi dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana :

1.Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.

2.Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.

3.Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.

KOMUNIKASI FORMAL DAN INFORMAL
a. Komunikasi formal vs informal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu :

- Pemuasan kebutuhan manusiawi,

- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,

- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,

- Sumber informasi hubungan pekerjaan.

Jenis lain dari komunikasi informasi adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak setuju. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi lateral

Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.

c. Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi satu arah, pengirim berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.

Bagaimanapun juga keefektifan komunikasi organisasi dipengaruhi beberapa factor diantaranya :

1. Saluran komunikasi formal
2. Sruktur wewenang

Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gossip , atau rumor . Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat , carilah sumber informasi yang dapat dipercaya , selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif . Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan . Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur . Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial , mempengaruhi orang lain , dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu .